Assinatura Eletrônica: Desvendamos como Escolher a Modalidade Certa!

As assinaturas eletrônicas vêm se consolidando como ferramentas essenciais para a transformação digital, permitindo a assinatura remota, segura e eficiente de documentos e contratos. Oferecem uma série de benefícios que impactam positivamente pessoas e empresas. No Brasil, essa tecnologia é regulamentada por legislações específicas que definem modalidades e níveis de segurança jurídica. Estes níveis, por sua vez, devem ser considerados conforme a complexidade das transações. A seguir, explicaremos as modalidades, sua validade jurídica, “força probatória”, usos comuns das assinaturas eletrônicas, benefícios, desafio, além de recomendações e boas práticas para sua adoção.

Modalidades de Assinaturas Eletrônicas

A assinatura simples utiliza meios eletrônicos básicos, como o envio de uma imagem ou um email ou digitar o nome e o CPF ou mesmo o uso de login e senha, mas possui baixo valor jurídico. Já a assinatura avançada emprega criptografia, porém com certificado digital não vinculado à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), oferecendo valor jurídico médio. Por fim, a assinatura qualificada, que utiliza certificado digital ICP-Brasil, apresenta a máxima valor jurídico, pois possui presunção legal de validade e autenticidade.

No Brasil, portanto, as assinaturas eletrônicas podem ser classificadas em três principais tipos, conforme seus requisitos técnicos e legais, e seu valor jurídico:

Tipo de Assinatura	Requisitos Técnicos e Legais	Valor jurídico
Simples	Qualquer meio eletrônico (ex: “eu confirmo” ao telefone, reconhecimento facial, clique, login/senha, IP)	Baixa
Avançada	Uso de criptografia, por certificado fora da ICP-Brasil	Média
Qualificada (ICP-Brasil)	Certificado digital ICP-Brasil, criptografia, identificação rigorosa, normas técnicas ICP	Máxima (presunção legal)

Valor jurídico ou “Força Probatória” das Assinaturas Eletrônicas

O valor jurídico ou “força probatória” refere-se à intensidade que uma assinatura eletrônica tem para comprovar a autenticidade e integridade de um documento em processos judiciais. No direito brasileiro, a avaliação da prova é feita pelo juiz segundo o princípio do livre convencimento motivado (Art. 371 do Código de Processo Civil – CPC/2015), que exige fundamentação para aceitar ou rejeitar provas.

Imagine que você está numa discussão sobre quem pagou uma conta. Se você tem um recibo assinado, ele é como um “superpoder” na justiça: o juiz aceita como verdade quase automática. Já se você só tem um amigo como testemunha, é como um “talvez” – depende se o juiz acredita nele.

Para não cair em ciladas, entenda quando cada tipo de assinatura faz sentido:

Assinatura simples (como login/senha ou clique em “concordo”): serve para situações de baixo risco, como aceitar termos de um aplicativo, confirmar recebimento de encomendas ou aprovar documentos internos sem peso jurídico.
Assinatura avançada (com validação por e-mail, SMS ou biometria): use em contratos que exigem maior segurança, como aluguel de imóveis, prestação de serviços ou acordos comerciais básicos. Aqui, é possível rastrear quem assinou e quando.
Assinatura qualificada (com certificado digital, como o ICP-Brasil): obrigatória para documentos de alto impacto, como compra e venda de imóveis, empréstimos bancários, ações judiciais ou contratos com órgãos públicos. Ela vale como reconhecimento de firma em cartório.

Regra de ouro: Se o documento pode gerar disputa judicial ou envolve valores altos, não improvise. Opte por ferramentas certificadas e oriente-se com um especialista do INCD. Assim, você evita dores de cabeça e garante que sua assinatura “virtual” tenha o mesmo peso que a de papel por uma fração do tempo e do custo.

Situações Comuns de Assinaturas Eletrônicas que Podem se Tornar uma Cilada.

Assinatura manuscrita digitalizada: Um documento físico, previamente assinado à mão, é digitalizado e usado como base para adicionar outras assinaturas eletrônicas. Nessa prática, a assinatura manuscrita digitalizada não possui segurança técnica, pois não há como garantir a integridade do conteúdo (se o documento permaneceu inalterado após a digitalização) nem a autenticidade do signatário (quem de fato assinou e se houve consentimento).
Confusão entre modalidades de assinatura eletrônica: Muitas plataformas usam termos como “validade jurídica”, mas não aplicam recursos técnicos essenciais. Como os critérios legais variam conforme a modalidade, é comum que soluções baseadas em métodos simples (como validação por e-mail ou selfies) sejam interpretadas como seguras, mesmo sem garantias de autenticidade ou integridade do documento. Essa diferença entre o que é prometido e o que é entregue pode invalidar contratos, já que a lei exige padrões específicos para comprovar quem assinou e se o conteúdo foi alterado. Para evitar problemas, verifique se a ferramenta possui certificações oficiais e consultoria especializada antes de adotá-la.
Falta de identificação segura: Assinaturas feitas apenas por login e senha ou clique em página web não oferecem garantias suficientes de autoria e integridade, podendo ser facilmente contestadas.
Combinação indevida de assinaturas: Documentos contendo assinaturas simples, avançadas e qualificadas misturadas podem gerar dúvidas sobre a validade jurídica, pois cada assinatura deve ser avaliada individualmente conforme seu nível e no limite pode invalidar o documento.

Benefícios e Desafio.

Os benefícios das assinaturas eletrônicas são amplos e impactam positivamente diversos aspectos dos negócios e processos pessoais. Entre os principais benefícios destacam-se:

Agilidade nos negócios: A assinatura eletrônica permite que documentos sejam assinados em segundos, sem necessidade de impressão, envio físico ou reuniões presenciais, reduzindo o tempo de resposta em até 80% a 90%. Isso acelera processos e aumenta a produtividade.
Validade jurídica: Documentos assinados eletronicamente têm a mesma validade legal que os assinados manualmente, desde que a assinatura seja realizada com tecnologia adequada e certificação reconhecida, garantindo autenticidade e integridade.
Segurança: Utiliza mecanismos avançados como autenticação multifator, criptografia e biometria facial, garantindo que as assinaturas não sejam fraudadas e que o documento não seja alterado após a assinatura. Além disso, há registros de auditoria que comprovam a validade do processo.
Economia de custos: Reduz gastos com papel, impressão, envio, armazenamento e administração de documentos físicos. Estimativas indicam que a economia pode chegar a mais de 50% a 78% nos custos totais relacionados a documentos.
Sustentabilidade ambiental: Ao eliminar o uso de papel e reduzir a necessidade de transporte de documentos físicos, a assinatura eletrônica contribui para a redução do consumo de recursos naturais e das emissões de carbono associadas.
Eficiência na gestão de contratos: Facilita a criação, negociação, assinatura e armazenamento de contratos em plataformas digitais, otimizando o ciclo de vida dos documentos e melhorando a organização e o controle interno.
Acesso remoto e mobilidade: Permite que documentos sejam assinados de qualquer lugar, a qualquer hora, em diversos dispositivos, favorecendo a continuidade dos negócios, especialmente em contextos de trabalho remoto e home office.
Redução de erros e aumento da produtividade: A automação e o controle digital reduzem erros humanos em até 80% a 90%, além de melhorar a produtividade das equipes em cerca de 80%.

Esses benefícios tornam a assinatura eletrônica uma solução estratégica para empresas que buscam modernizar seus processos, reduzir custos, garantir segurança jurídica e promover a sustentabilidade, além de proporcionar uma experiência mais prática e ágil para usuários e colaboradores.

Apesar dos benefícios, o uso das assinaturas eletrônicas enfrenta algumas anomalias e desafios que podem comprometer sua validade e segurança:

Desconhecimento e uso inadequado: Falta de capacitação e conhecimento sobre os mecanismos de segurança e validade jurídica leva ao uso incorreto das assinaturas eletrônicas, como utilização de métodos simples para documentos que exigem maior segurança.
Resistência jurídica e cultural: Muitos profissionais, órgãos públicos, tribunais ainda demonstram hesitação em aceitar assinaturas eletrônicas, principalmente as simples e avançadas, devido à falta de familiaridade e interpretações restritivas da legislação vigente. Além disso, há uma preferência cultural pelo papel e assinatura manual, o que dificulta a adoção plena da tecnologia.
Desafios operacionais e de integração: Pequenas e médias empresas enfrentam dificuldades para implementar sistemas seguros e integrá-los aos seus processos, além do esforço cultural necessário para a adoção da tecnologia.
Falta de padrões unificados: A ausência de normas técnicas uniformes dificulta a interoperabilidade entre sistemas e gera dúvidas quanto à autenticidade das assinaturas, especialmente em transações internacionais.
Riscos tecnológicos e de segurança: Mesmo com mecanismos avançados, as assinaturas eletrônicas podem ser alvo de fraudes digitais, ataques cibernéticos, roubo de identidade e armazenamento inadequado de chaves criptográficas. Isso exige investimentos constantes em infraestrutura segura e autenticação robusta.

Recomendações da INCD

Para garantir a eficácia e segurança das assinaturas eletrônicas, recomendamos:

Escolher a modalidade adequada: Avaliar o nível de segurança e validade jurídica exigidos pelo documento para optar entre assinatura simples, avançada ou qualificada.
Utilizar certificado digital ICP-Brasil para documentos sensíveis: Para contratos e documentos que demandam máxima segurança jurídica, a assinatura qualificada é a mais indicada, pois possui presunção legal e maior aceitação judicial.
Investir em infraestrutura tecnológica segura: Adotar sistemas que ofereçam criptografia, autenticação multifator e registros de auditoria para garantir a integridade e rastreabilidade das assinaturas.
Capacitar usuários e operadores do direito: Promover treinamentos e campanhas de conscientização para reduzir a resistência cultural e evitar o uso inadequado da tecnologia.
Adotar padrões técnicos unificados: Sempre que possível, utilizar plataformas que sigam normas reconhecidas para garantir interoperabilidade e aceitação nacional e internacional.
Manter documentação e registros de auditoria: Guardar logs e evidências do processo de assinatura para fortalecer a prova em caso de disputas judiciais.

Conclusão

As assinaturas eletrônicas representam uma solução estratégica para modernizar processos, aumentar a agilidade, reduzir custos e garantir segurança jurídica. Contudo, é imprescindível compreender suas modalidades, a força probatória associada e os desafios inerentes à sua adoção no Brasil. Com a escolha correta da modalidade, investimento em tecnologia segura e capacitação adequada, é possível superar as anomalias comuns e usufruir plenamente dos benefícios dessa inovação digital, em conformidade com a legislação vigente.

Dessa forma, a assinatura eletrônica não só facilita a transformação digital, como também assegura a validade jurídica dos documentos, promovendo eficiência e sustentabilidade.

em 2024 Nuvem 590MM e Gov 892MM